Как общаться с командой во время удаленной работы

Автор: Steli Efti
close.com

Здоровое общение с вашей командой всегда важно. Но здоровое общение с удаленной командой во время глобальной вспышки эпидемии имеет первостепенное значение.

В последние несколько месяцев многие команды внезапно вынуждены были перейти на удаленный формат работы. Это значит, что обычная динамика общения тоже изменилась. Скорее всего у вашей команды есть много вопросов, на которые люди ждут ответа. Они ожидают увидеть в вас лидера, им важно ощутить стабильность. От того, как вы будете общаться со своей командой, зависит, появится ли у них больше уверенности, или наоборот они запаникуют.

Как вы можете продолжать эффективно общаться со своей командой, несмотря на эти проблемы? Вот несколько советов, которые мы можем дать вам, исходя из нашего многолетнего опыта удаленной работы и коммуникаций.

1. Повышайте плотность коммуникации

При переходе с работы в офисе на удаленную работу основные принципы коммуникации остаются неизменными. Разница лишь в том, что вы как будто внезапно ослепли.

При обычной работе в офисе людям часто не нужно даже открывать рот, чтобы пообщаться. Мы все постоянно общаемся при помощью языка тела и мимики. Вашей команде не нужно громко говорить о том, что они обеспокоены или перегорели — вы можете видеть это на их лицах. Когда вы работаете удалённо, все иначе.

Вы не будете знать, что происходит с вашими сотрудниками, если они не будут общаться с вами. А они не будут знать, что происходит в компании, пока вы им об этом не расскажете.

Вот почему плотность коммуникации должна быть гораздо выше.

Все начинается с командного лидерства: вы, как лидер, должны постоянно разговаривать со своей командой и подавать им пример. Расскажите им, что происходит, какие решения принимаются, что должно быть сделано.
С другой стороны, чтобы узнать, что происходит с вашей командой, вам нужно напрямую спросить об этом. Важно задавать правильные вопросы. Не ждите, что ваши коллеги обратятся к вам сразу, как только им понадобится помощь.

Ваша команда должна выработать привычку к постоянной коммуникации: сейчас у людей нет этой привычки, и они не попросят вас о помощи или не обратятся за советом даже тогда, когда им это нужно.

Вместо того, чтобы ждать вопросов, вы, как лидер, должны способствовать этому, поощряя открытое общение и показывая пример того, как бы вы хотели, чтобы ваша команда коммуницировала.

Когда люди в вашей команде переходят от совместной синхронной работы в офисе к работе в одиночестве, в своем доме, по восемь часов в день, они могут быстро почувствовать себя в изоляции и потерять мотивацию. Если им покажется, что они не в курсе чего-либо, они будут чувствовать себя не у дел.

Конечно, такие инструменты, как Slack, помогают в коммуникации, но ничто не заменит общения лицом к лицу. Когда мы говорим «лицом к лицу», мы имеем в виду видеозвонки. Проводя еженедельные видеоконференции, чтобы поговорить об изменениях, новостях компании и просто о жизни, вы помогаете своей команде оставаться в курсе всего, что происходит, и сохранять мотивацию даже во время кризиса.

Живите по принципу: всегда лучше избыток общения, чем его недостаток.

2. Увеличивайте частоту общения

Как часто вы сейчас общаетесь с каждым из сотрудников в вашей команде один на один? Когда вы переходите в удаленный режим коммуникаций, эта частота должна значительно увеличится.

Не допускайте, чтобы между такими беседами проходил месяц или даже пара недель. Именно во время кризиса вы должны сверяться еженедельно (если не ежедневно) с каждым из участников вашей команды.

Сокращайте время между встречами. Сокращайте время на принятие решений. Распоряжения, отданные месяц назад, могут оказаться не самыми удачными для текущего момента, поэтому убедитесь, что вы регулярно сверяетесь со своей командой и совместно работаете над тем, чтобы принять лучшие решения для сегодняшнего дня.

Будьте честны, будьте конкретны, будьте человеком

Ваше общение с сотрудниками в это кризисное время должно быть построено на этих трех принциапах:

Будьте честны

Если люди в вашей команде не доверяют вам во время кризиса, они не будут слушать, что вы говорите, или будут сомневаться в любом указании, которые вы им даете. Это верный способ убить продуктивность и сотрудничество в вашей команде.

Когда наступают тяжелые времена, люди ценят честность. Если вы признаете, что сейчас все плохо, они будут доверять вам и тогда, когда вы скажете, что ситуация становится лучше. И, будучи честным, вы заработаете уважение своей команды.

Так что не уклоняйтесь от темы COVID-19 в общении со своими сотрудниками. Мы все обеспокоены, кто-то меньше, кто-то больше. Если вы демонстрируете полную непоколебимость во время этого кризиса, это будет выглядеть неискренне. Честно говорите о том, что вас беспокоит и как вы планируете действовать. Это поможет вашей команде почувствовать уверенность в будущем вашего бизнеса. Открыто обсуждая проблемы, вы также сможете провести со своей командой мозговой штурм для поиска возможных решений. Это позволит всем сосредоточится на преодолении сложностей и движении вперед в этой непростой ситуации.

Будьте конкретны

Убедитесь, что решения, которые вы принимаете, четко доносятся до вашей команды в виде конкретных директив. Фраза «может быть» не должна входить в ваш лексикон, когда вы информируете свою команду о принятом решении или отдаете распоряжения. Когда формулировки задачи расплывчаты, каждый участник команды может создать свою собственную интерпретацию того, что было сказано и какие действия нужно предпринять.

Вырабатывайте привычку подводить итоги после каждой встречи. Убедитесь, что вы четко обозначили, какие решения были приняты, и что должен сделать каждый участник команды. Узнайте, как Dialext помогает контролировать правильность постановки задач.

Будьте человеком

Во время этого кризиса ваша команда столкнется с серьезными проблемами. Многие из этих проблем не будут иметь никакого отношения к работе, но они повлияют на работу.

Мы имеем дело с мировой эпидемией. Это означает, что у сотрудников в то время, когда они пытаются поработать, внезапно оказываются дома дети. У них есть родственники, о которых нужно позаботиться. Люди могут заболеть. Кроме того, они переполнены сомнениями и беспокойством — как о своей семье, так и в целом о том, что происходит в мире.

Вот почему общение с вашей командой должно быть человечным.
Забудьте на о проекте, над которым вы сейчас работаете, и о повестке вашего собрания в Zoom. Сосредоточьтесь на людях. Спросите их, как у них идут дела в их личной жизни. Дайте им понять, что вы рядом, чтобы поддержать их. Если необходимо, выведите их из «шокового» молчания конкретными вопросами, например «Что вы сейчас чувствуете?».

Такое человеческое отношение позволяет каждому участнику команды почувствовать заботу, и вспомнить о том, что они не одиноки. Это окажет огромное влияние на их психическое состояние и их производительность.

4. Станьте ближе к своим клиентам

Сегодня не просто то время, когда вам нужно стать ближе к вашей команде. Сегодня время, когда нужно стать ближе и к вашему рынку, стать более открытыми с вашими клиентами. Для этого поговорите с теми людьми в вашей команде, которые ежедневно непосредственно общаются с клиентами.

Свяжитесь со своими «продажниками» и задайте им следующие вопросы:

Почему люди покупают или наоборот, не покупают ваш товар или услугу?
Что в основном их заботит сейчас?
Какие страхи и сомнения их гложат?

Поговорите с командой поддержки и спросите:

Какие запросы в поддержку мы получаем в последнее время?
Какие общие проблемы возникают в последнее время у клиентов?

Поговорите с клиентским отделом, и спросите, что происходит во взаимоотношениях с клиентами.

Если вы считаете, что сейчас не лучшее время для того, чтобы углубляться в разбор данных о клиентах, подумайте еще раз. Если вы все это время дистанцировались от ваших клиентов — пора стать ближе к ним. Только так вы сможете определить возникающие тенденции и возможности, и скорректировать свою стратегию в соответствии с этим. Погрузитесь в реальный мир ваших клиентов во время кризиса, и вы сможете предоставить им лучший клиентский сервис. Узнайте, как Dialext помогает лучше понимать ваших клиентов.

5. Будьте открыты

Люди в вашей компании должны знать, что происходит, чтобы сохранять душевное спокойствие и принимать оптимальные решения. Особенно это касается удаленной команды. Точное знание того, что именно ваша компания делает в трудные времена, даст вашим сотрудникам возможность принимать лучшие решения в их индивидуальной работе.

Когда вы, как лидер, открыты, это побуждает всю команду быть честными в отношении того, что делают они. В условиях полной открытости каждый человек возьмет на себя ответственность за свою работу и будет гордиться ее результатом.

6. Не занимайтесь микроменеджментом

В течение многих лет мы получаем одинаковые вопросы от руководителей и CEO стартапов: если я перейду на удаленную работу с сотрудниками, откуда мне знать, что мои люди действительно работают (а не смотрят сериалы)?

Мы всегда даем один и тот же ответ: нанимайте людей, которые любят свою работу, и которым вы можете доверять. Вы должны больше беспокоиться о том, что люди работают слишком много, а не о том, что слишком мало.

Прямо сейчас многие руководители чувствуют себя ослепшими, поскольку их команды внезапно вынуждены работать из дома. Они не могу просто пройтись по офису, чтобы проверить, работают ли люди, или играют в пасьянс.

Но если вы все еще беспокоитесь о том, что ваша команда не работает на 100% из дома, пришло время перестать переживать об этом.

Мы живем в разгар глобальной пандемии. Люди находятся в стрессе и без ваших напоминаний о том, что им нужно срочно отправить сообщение в Slack — в то время, как они находятся в ванной комнате. Когда вы пытаетесь управлять своей командой с помощью жестких ограничений и правил, вы заставляете людей лгать вам, потому что они чувствуют себя под контролем.

На самом деле не имеет значения, когда и как работают ваши сотрудники. Что действительно важно, так это результаты их работы. Поэтому лучший способ побороть в себе желание все контролировать — сосредоточиться на результатах, которых достигает ваша команда.

Будучи лидером в своей компании, вы уже сталкиваетесь с проблемами в бизнесе во время этой вспышки вируса, не говоря уже о проблемах в вашей личной жизни. Однако, развивая привычку к более плотной коммуникации, демонстрируя честность в общении и избегая стремления к микроменеджменту, вы сможете подготовить свою команду к успешной работе из дома в этих условиях.

Вам понравилась статья? Хотите еще?